Prestatiecontract uit de gratie of stap te ver?

Al vele jaren wordt gesproken van de grote voordelen van prestatiegericht onderhoud (middels een prestatiecontract) van gebouwinstallaties. Belangrijk is daartoe te weten hoe de staat is waarin deze verkeren. De heilige graal voor iedere rechtgeaarde onderhoudskundige is immers het kunnen plegen van op lange termijn planbaar onderhoud de dag vòòrdat iets stukgaat. Immers bereik je zo maximale uitnutting van een investeringsgoed. Helaas is deze graal nog steeds niet gevonden. We lijken het  vooralsnog te moeten doen met een kristallen bol. En die blijkt vaak donker en mistig. Of misschien toch niet?

Wat houdt een prestatiecontract eigenlijk in?
prestatiecontract is als verstandshuwelijk

Prestatiecontract: zonder goede afspraken is ‘samen-in-een-bootje’ toch tobbe(n) . . .

Een prestatiecontract is een overeenkomstvorm, waarbij de inspanningen van de opdrachtnemer zijn gericht op het leveren van vooraf bepaalde en objectief meetbare prestaties oftewel prestatie-indicatoren. Bij het aangaan van zo’n overeenkomst bemoeit de opdrachtgever  zich allereerst met het formuleren van deze indicatoren, dit in samenspraak met de opdrachtnemer. Is de overeenkomst ingegaan, dan hoeft zij slechts de meetwaarden van de prestatie-indicatoren te bewaken  (= deze toetsen aan de afspraken). De inspanningen (en kosten) om de doelen te bereiken liggen dus geheel bij de opdrachtnemer. Duidelijk is, dat de risico’s die hierbij worden gelopen niet altijd alleen in financiële zin kunnen worden vertaald.  Het vooraf nauwkeurig en voor langere termijn in kunnen schatten van te verwachten kosten en risico’s is dus cruciaal voor het bedrijfsmatig succes van deze contractvorm.

Wat is de rol van de opdrachtgever?

Een prestatiecontract is maatwerk. Het wordt daarom doorgaans voor een langere periode aangegaan (minimaal 5 jaar). Primair doel voor de opdrachtgever is de hoge mate van ontzorging. Voorspelbare inzetvraag van personeel en een constante kasstroom maakt het aan de opdrachtnemerszijde voldoende interessant. Dat betekent echter niet dat de opdrachtgever ‘zomaar wat kan vragen’. De voorwaarden voor samenwerking dienen evenwichtig  te zijn opgesteld: het aangaan van zo’n verstandshuwelijk vraagt om duidelijke “huwelijkse voorwaarden”. Van de kant van de opdrachtgever vraagt dit goed opdrachtgeverschap. Scherp inzicht in haar plaats (regierol) is nodig voor succes. Immers dient zij zich niet met de “hoe-vraag” van de uitvoering bemoeien. Voor haar telt alleen de output . Met name dit punt blijkt vaak lastig …

Wat is ononbeerlijk voor de opdrachtnemer?

Voor de opdrachtnemer betekent een lange contractlooptijd de noodzaak om hier een degelijke beheersorganisatie voor op te zetten en in te regelen. Kennis van de systemen en de beschikking over de benodigde mensen en middelen is een vereiste om zo’n strakke en consistente organisatie neer te zetten. Het vinden (en behouden..) van ‘meer-dan-4-potige vakmensen‘ is daarbij een uitdaging. De wetten van Murphy blijken verder steeds op de loer te liggen om ingenieuze planningen onderuit te halen. Zeker wanneer meerdere klanten op hetzelfde moment het bezoek van die ene schaarse medewerker vereisen.
Niettemin blijkt de crux voor succes en een goede klantrelatie toch te zitten in de beleving. Hoe goed je het ook doet, wat ‘simpele’ aandacht (bijvoorbeeld voor die als onbenullig ervaren klantvraag) werkt vaak als wonderolie. Een goede sociale antenne blijkt kortom onontbeerlijk.

Waarom lukt het dan nog steeds maar niet?

Kortgezegd: zo’n contract ontstaat niet vanzelf. Zie het als een verstandshuwelijk: allereerst dient over en weer het win-win-besef te leven: beide partijen moeten zich terdege van ieders voordeel van de deal bewust te zijn en dat elkaar ook te gunnen.

na de wil en de gunfactor is de rol van de koppelaar allesbepalend . . .

Vervolgens dient de wil om tot overeenkomst te komen te worden uitgesproken. Als laatste is er een koppelaar nodig, een onpartijdige partij die de hobbels op weg naar die ‘huwelijkse voorwaarden’ tot ieders tevredenheid effent. De overeengekomen afspraken dienen helder te worden geformuleerd en vastgelegd. De rol van de koppelaar is hier groot. Enkele belangrijke aspecten van een goed prestatiecontract:

  • goede demarcatie van de omvang en de doelen (intenties)
  • keuze en borging van de afgeleide prestatie-indicatoren: relevant, meetbaar en objectief vast te stellen,
  • duidelijke structuur om de uitvoeringskwaliteit te vervolgen,
  • werkwijze bij contractmutaties (wijzigingen, uitbreidingen),
  • omgaan met onvoldoende en met meer-dan-voldoende prestaties,
  • leesbaarheid van het contract, ook op lange termijn,
  • etc.

Het is nu wel duidelijk. Dit is geen standaardovereenkomst. Stoom-en-kokend-water lijkt nodig om het tot stand te brengen. Zo bezien is het wel begrijpelijk dat veel partijen er-ondanks de erkenning van de voordelen- voor terugdeinzen. Zo’n vergaande verknoping van belangen is niet niks. Goede tip als de wil er wel is: schakel een goede koppelaar in!

______________________________________________________________

Weten hoe wij koppelen? Neem dan eens contact met ons op!

______________________________________________________________

Foto: Aschwin Snel

Meer weten:
Zie ook onze bijdrage EPC facilitator over de vloer van 14-8-2017
Of lees dit (oude) artikel FMM 2006