NEN 3140 beheer van een portefeuille
Het borgen van de elektrische veiligheid van technische installaties is geen fluitje van een cent. Het laten uitvoeren van een verplichte inspectie van elektrische installaties is vaak nog wel te doen, ook bij een uitgebreidere portefeuille. Maar dan komt het op goed beheer aan: de noodzakelijke en aanbevolen aanpassingen, het opstellen en invullen van de procedures en rolverdeling. Bij een uitgebreidere portefeuille is dat vaak geen sinecure.
NEN 3140 beheer is feitelijk een technische boekhoudcyclus
Zeker als het om uiteenlopende objecten gaat weten organisaties vaak niet zo goed hoe dit efficient op te pakken. Goede raad is dan duur en -terwijl de noodzaak ver weg lijkt- schiet het er bij in.
Nee, het erbij laten zitten is ook geen optie. Dat leert ons de Coronacrisis die de wereld op dit moment stillegt: voortekenen worden maar wat vaak genegeerd.
Verplichting uit Arbeidsomstandighedenwet: NEN 3140
De arbeidsinspectie (ISZW) beschouwt de NEN 3140 als een invulling van de wettelijke verplichtingen van -onder andere- artikel 3.5 van het arbeidsomstandighedenbesluit. De norm over elektrische veiligheid gaat primair over werkprocedures. Daarnaast zijn inspecties verplicht. Werkgevers moeten hun elektrische objecten periodiek aan een keuring onderwerpen. Speciaal daarvoor opgeleide personen of instellingen voeren deze uit.
Een verwijzing naar normen staat niet -meer- in de arbeidsomstandighedenregeling. Werknemers dienen zich aan de procedures te houden. Werkgevers dienen aan te tonen dat alles in het werk gesteld is dit mogelijk te maken.
Beheersysteem elektrische veiligheid voor portefeuille
NEN 3140 beheer is een cyclisch proces: 1 x per 1 tot 5 jaar worden de stappen inspectie => bevindingen + oplossingen => herstellen => check resultaat => evaluatie => wachtfase doorlopen. Zoals alle cyclische processen kenmerkt elke stap zich door tijdstippen of voorwaardes die -zodra bereikt- de volgende stap starten. Daarbij worden taken verdeeld over verschillende rollen met vele -vaak wisselende- personen binnen en buiten de eigen organisaties. Voor één gebouw best te doen, voor een portefeuille van -pakweg- 50 objecten met elk hun eigen kenmerken en leeftijd een “uitdaging”. Hoe pak je die aan?
Structureren
Door het gestructureerd verzamelen van de basisgegevens (waaronder: plattegronden met ruimtenummering) en de voor de elektrische installatie specifieke informatie zoals aantallen en omvang van hoofd- en onderverdeelinrichtingen. Actuele tekeningensets (grond-, installatie- en ev. stroomkringschema, installatietekening) zijn noodzakelijk, al zijn ze vaak niet beschikbaar. Dit alles is echter wel voorwaarde voor een gedegen inspectie. Laat de rapportages via steeds dezelfde structuur en met prioritering van bevindingen en oplossingen opstellen.
Ordenen
Nu alle informatie gestructureerd beschikbaar komt is het zaak deze binnen een beheersysteem samen te brengen. Vele FMIS-systemen*) kennen een “NEN 3140 beheer module”. Mits efficient ontworpen en gebruiksvriendelijk om mee te werken is een dergelijk hulpmiddel zeker aan te bevelen. Belangrijk is dat het de verschillende rollen, personen, instanties en hun bijdragen integreert tot handzame overzichten op zowel operationeel, taktisch als strategisch niveau (“dashboard”).
Administreren
De ordening is aangebracht, de rollen afgestemd en de communicatie ingericht. Nu komt het aan op het bijhouden van alle binnenkomende informatiestromen:
- > wijzigingen in de objecten: gepland onderhoud en renovaties, uitbreidingen
- > rolmutaties: personen en bedrijven die komen en gaan
- > procedureaanpassingen: t.g.v. interne of externe factoren
- > LAST-but-not-least: de resultaten van inspectie, opleverrapporten e.d.
Veel organisaties zijn niet toegerust voor het opzetten van een dergelijk cyclisch beheersysteem Zij kunnen wel wat hulp gebruiken. Hulp met verstand van techniek, maar zeker ook van hulpmiddelen en administratie. Zodat zij -als de hulp weer verdwenen is- de administratie kunnen bijhouden.
______________________________________________________________________
Op zoek naar Technische NEN 3140-boekhouder? bel of mail ons eens!
afbeelding: Sander Spek – wikipedia – Deming’s cirkel
bronnen:
FMIS = Facilitair Management Informatie Systeem
NEN.nl – NEN 3140+A3 2019
Wikipedia – EN-50110
Euronorm.net – (voor de zelfdoener): stappenplan
Nog geen reacties